“Ma trận Eisenhower” – Quản lí thời gian như Tổng thống Mỹ

Ma trận Eisenhouwer được xây dựng dựa trên nguyên tắc Khẩn cấp/Quan trọng. Phương pháp giúp giải mã những nhiệm vụ nào được xếp loại khẩn cấp, được ưu tiên giải quyết hơn bất cứ nhiệm vụ nào khác.

Bất cứ ai cũng có thể sử dụng các nguyên tắc này để tổ chức và sắp xếp công việc cho tốt hơn. Kỹ năng này đặc biệt hữu ích đối với những người luôn thấy mình bận rộn dù đã làm việc rất chăm chỉ mà kết quả đạt được vẫn không theo ý muốn.

Dwight Eisenhower.
Dwight Eisenhower.

 

Nguyên tắc Khẩn cấp/Quan trọng của Eisenhower phân nhiệm vụ thành 4 mức độ ưu tiên

1. Quan trọng và Khẩn cấp

2. Quan trọng nhưng không Khẩn cấp

3. Không Quan trọng nhưng Khẩn cấp

4. Không Quan trọng và không Khẩn cấp

Những người áp dụng có thể vẽ một chiếc hộp đơn giản như trên để hiểu về nguyên tắc Eisenhower.
Những người áp dụng có thể vẽ một chiếc hộp đơn giản như trên để hiểu về nguyên tắc Eisenhower.

Bốn mức độ ưu tiên này được sử dụng để phân bổ những nhiệm vụ cần phải được giải quyết đầu tiên và những nhiệm vụ nào có thể để lại để giải quyết sau cùng. Bằng cách xác định rõ tầmg quan trọng và mức độ khẩn cấp của nhiệm vụ nào đó sẽ giúp chúng ta giải quyết vấn đề hiệu quả hơn.

Hãy đi sâu vào từng mức độ ưu tiên để nắm được phương thức tiếp cận với từng nhiệm vụ: hoặc là cấp bách hoặc là quan trọng, thậm chí cả hai.

1. Khẩn cấp và Quan trọng

Nhiệm vụ Khẩn cấp/Quan trọng có thể phát sinh bất ngờ hoặc sẽ bị bỏ lại sau cùng. Thời gian dành cho những nhiệm vụ này cần phải được quản lý chặt chẽ. Hãy lên kế hoạch để giải quyết những nhiệm vụ thuộc diện ưu tên hàng đầu này để không bị áp ực quá khi gần đến hạn deadline. Hơn nữa điều này sẽ giúp lường trước và đối phó tốt nhất với những nhiệm vụ đột suất xảy ra.

Đánh giá thời hạn thực hiện nhiệm vụ. Tốc độ thực hiện nhiệm vụ có đang phù hợp với thời hạn hoàn thành hay không ?

Trong trường hợp khẩn cấp. Dù đó là cuộc họp đột xuất hoặc bệnh tật hoặc chấn thương, đều là những trường hợp không thể trì hoãn.

Với những trường hợp thế này bạn cần xem xét lại danh sách nhiệc vụ cần thực hiện của mình và việc phân bổ bao nhiêu thời gian cho những nhiệm vụ khác.

2. Quan trọng nhưng Không khẩn cấp

Nhiệm vụ Quan trọng nhưng Không Khẩn cấp là những nhệm vụ thiết yếu như phát triển cá nhân, xây dựng mối quan hệ hay hoàn thành mục tiêu nghề nghiệp lâu dài. Nếu nhiệm vụ này không được phân bổ thời gian hợp ý chúng sẽ trở nên cấp bách ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.

Tập thể dục là một ví dụ điển hình. Luyện tập bất cứ môn thể thao nào không chỉ với ngày một ngày hai, bạn cần lập kế hoạch của mình trước hạn để tránh những sự việc cấp bách và bất ngờ.

Duy trì các mối quan hệ cũng rất quan trọng. Tuy nhiên, dành thời gian cho bạn bè và gia đình và các đối tác sao cho phù hợp. Chẳng hạn, nếu bạn dành quá nhiều thời gian cho các mối quan hệ thì bạn sẽ có ít thời gian dành cho mục tiêu quan trọng của mình. Khi đó rất dễ dẫn đến việc chúng sẽ lại biến thành nhiệm vu khẩn cấp.

3. Khẩn cấp nhưng Không Quan trọng

Nhiệm vụ Khẩn cấp nhưng không quan trọng thường là những nhiệm vụ cản trở con đường đi đến mục tiêu. Trả lời điện thoại hoặc email không hề liên quan tới mục tiêu của bạn hay như việc tham dự các cuộc họp chẳng hề mang lại giá tri rõ ràng tuy nhiên bạn lại mất khá nhiều thời gian cho việc đó.

Nếu một ai đó hay việc gì đó đòi hỏi bạn dành thời gian thường xuyên, tốt hơn hết bạn hãy dành thời gian lớn cho những việc đó. Điều này sẽ cho phép bạn tập trung năng lượng và thời gian tối đa.

Nhạy cảm để ứng phó với khối lượng thời gian khi cần thiết. Đừng chờ đợi cho đến khi gần sát hạn deadline mới thông báo:

Bạn: “Này, buổi học của chúng ta sẽ bắt đầu vào trưa nay nhé.”

Đồng nghiệp: “Thật sao? Tưởng là 14h chứ! “

4. Không khẩn cấp và không quan trọng

Đối với những nhiệm vụ không khẩn cấp/không quan trọng cũng nên biết cách phân bổ thời gian cho hợp lý. Dành nhiều thời gian trên Facebook hay Twitter, xem truyền hình, và mua sắm có thể tiêu tốn đáng kể thời gian của bạn. Hạn chế những công việc như này càng nhiều càng tốt. Điều đó không có nghĩa chúng ta hạn chế hoàn toàn những hoạt động giải trí, tuy nhiên nên phân bổ thời gian sao cho hợp lý để không ảnh hưởng đến mục tiêu lớn của bạn.

Ưu tiên hoàn thành nhiệm vụ quan trọng của bạn trước, nếu còn thời gian hãy dành cho những hoạt động giải trí khác. Nếu không, bạn đang trì hoãn, và điều đó sẽ ảnh hưởng đến tất cả những ưu tiên khác.

Kết luận

Áp dụng nguyên tắc của Eisenhower trong việc phát triển các kỹ năng để đạt được hiệu quả cao. Hãy dành thời gian để xem xét danh sách các nhiệm vụ của bạn và xác định chúng thuộc những mức độ ưu tiên nào.

Nhệm vụ có thời hạn không? Nếu có, thì đó là nhiệm vụ quan trọng

Thời hạn có sát không? Nếu có, thì đó là nhiệm vụ khẩn cấp.

Đây có phải là nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ khác không? Nếu có, thì đó là nhiệm vụ quan trọng.

Nhiệm vụ này liệu tôi có thể ủy nhiệm cho người khác không? Nếu có, thì đó không phải nhiệm vụ không quan trọng.

Phải làm gì cho sự phát triển cá nhân của bản thân?

Phải làm gì đối với sự phát triển sự nghiệp của bản thân?

Hãy tự hỏi bản thân những câu hỏi này khi bạn cần phải xác định tầm quan trọng và cấp bách của nhiệm vụ bạn cần hoàn thành. Liệt kê những nhiệm vụ cần thực hiện vào từng mức độ ưu tiên như bên trên. Đây là một bài tập tuyệt vời để quản lý thời gian, và cũng là phương pháp tạo dựng nền tảng những thói quen làm việc lành mạnh.

Advertisements

Có lần, âm nhạc đánh thức tôi như thế !

Tôi biết mình có chút ít nhạy cảm với âm nhạc.

Trong những ngày tháng nhiều cảm xúc thời cấp III, tôi có một chiếc headphone xịn, tôi thường dùng nó để nghe nhạc Trịnh và một số bài hát với nhạc mộc ( loại nhạc sử dụng âm thanh trực tiếp từ nhạc cụ chứ không electro như hiện nay). Sau đó headphone bị mất, bị kẻ trộm lấy.

IMG_2176
Tôi có một thời cấp Ba nhiều cảm xúc

 

Lên năm nhất đại học, tôi có khoảng thời gian đầu hơi stress. Tôi đã không ngừng tị hiềm, so sánh bản thân mình với bạn bè trong lúc lướt news feed trên Facebook. Tôi gần như choáng váng trước những tấm ảnh khoa trương của bạn bè. Tội cảm thấy họ tận hưởng đại học một cách dễ dàng , Còn tôi thỉnh thoảng vẫn đang loay hoay với mớ hỗn độn của mình.

Một ngày Hà Nội trời mưa, tôi bắt taxi đi từ Phố Cổ về Mỹ Đình nơi tôi ở, sau cả ngày lang thang chụp ảnh dạo và … suy nghĩ về cuộc đời. Hà Nội tắc đường, tôi cũng bế tắc. Tôi nhớ về căn phòng nhỏ của mình ở Vinh, tôi sống một mình và luôn tận hưởng mọi thứ. Anh lái xe bật thứ nhạc to đùng như lợn ho bò rống để át tiếng mưa đi. Tôi nghĩ về quãng thời gian qua : ngoài việc gặp một số người ưu tú, học thêm được vài điều, làm được một số điều có ý nghĩa, thì tôi đang phung phí năng lượng bản thân vào những loại cảm xúc gì ?

Tôi nhớ đã lâu thật lâu  mình không nghe nhạc, không hát. Và thế là tôi bật khóc rưng rức khi nhớ câu nói ngày xưa hay ngâm “Có những ngày tuyệt vọng cùng cực, tôi và cuộc đời đã tha thứ cho nhau …”.

IMG_1214
“Có những ngày tuyệt vọng cùng cực, tôi và cuộc đời đã tha thứ cho nhau … “

     

Thay vì tập trung tận hưởng những trải nghiệm cá nhân, tôi lại đi so sánh với bạn bè của mình. Thay vì dành thời gian để yêu bản thân, tôi lại dành thời gian cho những điều phù phiếm.

Mẹ luôn nhắc nhở tôi vì tôi đôi khi dễ khóc, dễ“mủi lòng”, tuy nhiên, tôi trân quý những xúc động nhạy cảm của mình.

Có lần, âm nhạc đánh thức tôi như thế !

 

Bắt đầu với câu hỏi Why

Sự khác biệt
Trả lời cho câu hỏi Why là để truyền cảm hứng. Đằng sau nó là cả một câu chuyện.
Có mức độ truyền cảm hứng khác nhau
– Nâng cao năng lực cho các bạn trẻ, giúp các bạn trở nên năng động hơn : –> Truyền cảm hứng ở mức bình thường. Trừ khi bạn đã có cùng ý tuongr với tôi. CÒn không để bạn kiên trì đi với tôi, thì khả năng là bằng âm
– Đa dạng hóa các hoặt động danhfcho thanh niên, mối quan hệ giữa hoạt động cộng đồng và phát triển bản thân.

Góp nhặt trog ngày 13/8

Hôm nay đến văn phòng ISEE để tham dự buổi cung cấp thông tin cho khóa học mùa thu về phát triển. Hình như có chút duyên khi mà đợt ASOD 2 mình không kịp đăng kí, còn ASOD 3 thì mình không nắm bắt thông tin , hôm nay là đi với em Thùy Dương trong phóng viên tập sự.
Có một số điều rất tâm đắc như sau :
– Về cách truyền tải thông tin trong hồ sơ. Chị Tâm ( viện trưởng ISEE) nói rằng : BTC thấy rằng không phải ai cũng có khả năng truyền đạt thông điệp của mình bằng cách viết nên đã đa dạng hóa cách thức truyên tải như :”ảnh/video/ ….v…v ..” Mỗi người có một sự khác biệt, một thế mạnh riêng
– Khi được hỏi có “cận trên” cho độ tuổi tham gia ASOD không thì chị đã nói : ASOD có cận trên là 37 tuổi. Có một bạn rất tha thiết tgia chương trình nhưng bị quá tuổi mất, BTC đã định “phá luật” để cho bạn ấy tgia, nhưng sau đó mn lại thống nhất với nhau rằng “mình đã đề ra quy định thì phải tôn trọng quy định đó”. Tuy nhiên, BTC đã điều chỉnh ở khóa ASOD 3 khi nghĩ rằng ” chính ISEE đang cổ súy cho tự do mà lại đặt ra những giới hạn đó thì không thỏa đáng cho lắm”.

Mình rất tâm đắc cách suy nghĩ và cách xử lí này của ISEE, họ tôn trọng thứ họ tạo ra, và  luôn cố gắng theo đuổi những giá trị bền vững. CHúng ta hoàn toàn có thể thông cảm cho ISEE rằng, họ có vẻ luôn “tự vấn” trong mỗi hành động và điều chỉnh một cách kịp thời và hợp lí.

– Trong phần trò chơi, BTC đưa ra BA nhận định, và hỏi mọi người có đống ý/ ko đồng ý với nhận định đó không. Mình hơi rụt rè trong khi dơ tay, mình nên manh mẽ hơn.

Bởi vì không có nhận định đúng nhận định sai, mà quan trọng là ý kiến của mình khi chọn tin vào ý kiến đó. Giống như mình vẫn thường nghĩ, “chỉ có phù hợp hay không phù hợp, bản thân chọn sống theo cách nào mới là quan trọng”

– Hôm nay cũng có một số câu nói sâu sắc, hài hước =)))

  • ” Các bạn đặt câu hỏi đi ạ. Hỏi thêm đi. Mình xin các bạn đấy”
  • ” Hôm anh đến phỏng vấn, gặp ngay anh Giang. ANh nghĩ trong đầu , thôi, quả này thì chết mẹ nó rồi”
  • ” Câu hỏi này xin mời anh Thông trả lời ạ, nhìn Huyền có vẻ không trả lời được đâu”
  • “ANh nộp 50%, đấy là phần anh chọn. ANh nói thẳng với các anh chị là, phần học phí đấy quá rẻ với những gì anh được nhận. Thứ hai, số tiền 50% còn lại là anh dành cho dụ án của anh. ANh xin học bổng là xin cho dự án, chứ không phải xin cho anh . “

Start from …

Thực chất, mỗi khi nói bắt đầu, phải biết là bắt đầu từ con số KHÔNG.

Tôi đã từng nói bắt đầu rất nhiều lần, nhưng tới tận bây giờ, tôi vẫn chưa thực bước chân lên bất kì một con đường nào cả.

Phải chăng, khi nói bắt đầu, tôi đã quá tự tin?

Tự tin vào những điều mình có. Ảo tượng về sức mạnh của bản thân.

Không nhận ra hoàn cảnh của bản thân mình

Thậm chí, không hiểu rõ bản thân và những người xung quanh.

Sai lầm! Rõ ràng đã sai lầm rồi …

Thực chất, mỗi khi nói bắt đầu, phải biết là bắt đầu từ con số KHÔNG.

Đúng vậy, bắt đầu từ việc tạo ra thói quen mới, bắt đầu từ việc xóa dần những thói quen cũ.

 

Bắt đầu từ con số KHÔNG …